唐頤控股行政總監(jiān)王悅是一位擁有21年行政管理經驗的資深行政采購人，她入行的這21年也是整個辦公采購行業(yè)發(fā)生巨大變化的21年。從最初的線下詢價交易，到后來的線上下單，再到通過數(shù)字化平臺進行采購流程管理、推動公司運營降本增效，再到服務類商品的線上采購、跟蹤……她不僅是數(shù)字化采購的見證者，更是多年的實踐者。
從大量的一線實操中，王悅也對數(shù)字化采購的價值有了更深刻的理解，她將其總結為三點：第一，供應商選擇面擴大，價格透明，直接降低了采購成本；第二，詢價、比價、申請、下單、物流等等都可以通過線上進行追蹤、管理，顯著提高采購效率；第三，采購數(shù)字化還會推動公司整體數(shù)字化辦公，公司效率提升進入正向循環(huán)。
尋源更快、決策更準、履約更透明 數(shù)字化全面提升實物采購效率
在王悅剛剛從業(yè)時，B2B電商尚未出現(xiàn)，線下門店還是唯一的采購渠道。“那時候我們采購更多的是去一些小商品市場，面對面的詢價方式時間成本很高，之后還需要人工填寫大量的紙質單據(jù)，比如審批、合同、對賬……不僅效率低，透明度也難以保障。”
后來隨著電商行業(yè)的不斷發(fā)展，特別是以京東為代表的企業(yè)推出了專門服務企業(yè)客戶的業(yè)務后，王悅也開始嘗試在工作中應用數(shù)字化采購。“剛開始接觸數(shù)字化采購主要是進行實物類的物資采購，比如我們會根據(jù)公司年初做的人員招聘計劃，按月為全國各分公司入職的新員工采購電腦。后續(xù)，關于公司日常辦公、員工生日禮、司齡禮等不同場景的物資采購也陸續(xù)通過線上來完成。”王悅說道。
對于數(shù)字化采購帶來的改變，王悅直觀的感受就是“效率”的提升。在尋源階段，數(shù)字化采購平臺上只需要輸入關鍵詞就能推薦海量的商品，同時價格也一目了然，比價十分方便；交易階段，采購人也能夠通過后臺看到所有供應商的信息及不同供應商的優(yōu)勢類目，讓決策效率更高；在履約交付階段，線上平臺能夠全程實時反饋過程信息，便于采購人跟蹤物流進度、確保及時交付。
對此，王悅分享了一個2015年年會采購的故事。當時王悅所在公司計劃在哈爾濱籌備一場600-800人的大型年會。由于公司總部和主要職能類崗位人員都位于北京，哈爾濱分公司只有小規(guī)模團隊，難以獨立完成年會的籌備工作，如何保障年會物資順利到位成為王悅面臨的課題。擺在王悅面前的方案有兩個：一是北京這邊提前采購好演出和獎品環(huán)節(jié)的道具、物料，到時候隨隊一同帶去哈爾濱；二是通過京東企業(yè)業(yè)務進行線上采購和預訂，然后異地發(fā)貨。經過再三思考，王悅選擇了后者。她表示，第一種方案不僅要多搬運一次物料、加大了前期統(tǒng)籌的工作量，也會帶來額外的物流成本。
于是王悅帶領北京行政及采購團隊成立了年會籌備小組，確定了整個活動的策劃方案以及相關的物料、禮品標準后，統(tǒng)一通過京東企業(yè)業(yè)務下單發(fā)貨，哈爾濱團隊只需要配合物料簽收工作。王悅回憶，“那次活動整體的采購支出大約有六十萬，京東不僅保障了所有物料及時送達年會現(xiàn)場，相關禮品規(guī)格也完全符合我們的要求，更為關鍵的是從前期部署到每一種物料的尋源以及中間的費用控制，都非常透明，我們也幾乎沒有投入額外的人力成本，有效控制了整體的采購成本。”
從實物商品到裝修服務，數(shù)字化進一步釋放采購降本增效空間
目前，王悅對于數(shù)字化采購的應用已不僅僅局限于辦公設備、員工福利、年會物資這樣的實物類采購，在工裝基建乃至服務商采購中也進行了大膽嘗試，并取得了良好的效果。
唐頤控股屬于生物醫(yī)藥行業(yè)，作為一家快速發(fā)展的雙高新企業(yè)集團，業(yè)務的高速發(fā)展和快速迭代也讓采購每時每刻都會面臨著新需求。“基于公司業(yè)務經營和戰(zhàn)略發(fā)展需要，唐頤控股經常會在不同城市增設新的分公司。對于采購而言，新址裝修就成為我們的重要工作之一。”王悅說道，“此前在數(shù)字化采購方面有了一定的經驗和良好的體驗，我們也開始嘗試將服務類的采購逐漸轉移到線上。”
王悅介紹，2022年唐頤控股上海分公司需要進行裝修采購。由于上海分公司是一條完整的生產線，需要一系列的配套設施，辦公面積超過2000平方米，如果采用打包式的線下裝修服務商不僅費用非常高昂，對于各項細節(jié)物料和服務的價格水平也難以精準把控。
于是王悅開始嘗試通過數(shù)字化采購，讓整個裝修更加透明。身在北京的王悅，首先讓上海同事協(xié)助對整個裝修場地以及強弱電布線需求進行了準確測算，然后通過京東企業(yè)業(yè)務開展了數(shù)字化尋源，為每一項主材、輔材及服務匹配了專業(yè)的上海本地供應商，并對相應的收貨、安裝、統(tǒng)一調試、驗收、清潔等服務進行整體跟蹤。
“相比于傳統(tǒng)線下供應商的打包式報價，通過京東企業(yè)業(yè)務采購我們不僅能夠清晰地看到每一項主材、輔料和服務的價格，還可以很方便地進行比價，透明度得到大幅提升。”據(jù)王悅測算，此次裝修中，僅為公司尋找弱電供應商這一項，數(shù)字化采購就為唐頤控股節(jié)省了大約20%的費用。
“目前，唐頤在全國有多家分子公司，因為地域的關系，如果沒有數(shù)字化的支持，作為集團行政采購的管理者，我很難獲得真實有效的數(shù)據(jù)，并對未來的采購工作進行優(yōu)化調整。今后，唐頤控股也會繼續(xù)打通分公司間的數(shù)字化采購體系，以更高效的采購工作，為整個集團的增長助力。我們行政采購部門也會通過持續(xù)的突破與探索，實現(xiàn)自身的成長。”王悅表示。
